三、确定不符合项和编写不符合项报告
对审核中发现的问题、审核组将以不符合项报告的方式提交被审核方和认证、并在此基础上编制对被审核方社会责任管理体系是否的结论 . 因此、不符合项报告应简单明了、只陈述客观事实、不进行分析、评判、但又要使被审核方以此为依据分析问题、确定纠正行动 . 一份不符合项报告只记录一个不符合项内容 .
社会责任管理体系审核中的不符合项是指那些违背审核准则的审核发现 . 审核准贝L又称审核依据、它包括SA8000标准、适用于被审核方的社会责任法律法规及其他要求、和被审核方的社会责任管理体系文件 . 不符合项按其严重程度和可能造成的后果可以分为轻微不符合项和严重不符合项两类 .
1.严重不符合项 . 出现以下三种情况之一的、即构成严重不符合项 .
(1)体系运行出现系统性失效 . 如某一要素或某一关键过程重复出现失效现象、即多次重复发生不符合现象、又未能采取的纠正行动加以消、形成系统失效 .
(2)体系运行出现区域性失效 . 如在某一部门、体系要素的失效现象 . 例如各层次中各部门的培训失效或某一车间有害物浓度长期超标、又没有纠正行动 .
(3)造成严重的社会责任危害 . 如使用劳工或童工、发生群死群伤或火灾等灾难性事故、发生全厂罢工等重大劳资纠纷事件 .
2.轻微不符合项 . 出现下列情况之一的、即构成轻微不符合项 .
(1)对满足社会责任管理体系要素或体系文件的要求而言、是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题 .
(2)对保证所审核区域的体系而言、是次要的问题 .
3.观察项 . 出现下列情况之一的、即构成观察项 .
(1)存在问题、但证据不足、需要提醒被审核方注意的事项 .
(2)己发现问题的迹象、但尚不构成不符合项、继续发展可能构成不符合项 .
观察项一般不列入不符合项报告、也不列入后的审核报告 . 设置观察项利于促被审核方改进社会责任管理体系 .
4.不符合项报告内容 . 不符合项报告包括以下内容:
(1)被审核部门及负责人姓名;
(2)审核员姓名;
(3)审核准则;
(4)不符合事实的描述;
①写明是什么事情、只陈述客观事实、不作何分析或论断 .
②写明是谁说的或是谁做的、只写职务、不用写姓名 .
③写明规定的要求是什么、写出规定的具体内容 .
④写明要的细节、使之便于追溯、如地点、部门、或者标准、手册、程序、作业文件的名称和章节号 .
(5)不符合类型、定是轻微还是严重不符合项;
(6)建议采取的纠正行动计划及完成日期;
(7)纠正行动完成情况及验证 .
对确认有严重不符合项的公司、均不予注册;对有轻微不符合项的数量尚不足以构成严重不符合项的公司、一般均予以注册、但需采取纠正行动、并认证跟踪确认已符合后、才能予以发证 .
5.审核结果的汇总分析
为了使审核结论准确、审核组长在末次会议前召开1次全体审核员会议、对审核结果作1次汇总分析、以便对被审核方的社会责任管理体系作出公正的评价、为末次会议作准备 . 汇总分析可以考虑以下几个方面:
(1)从发现的不符合项分析:如不符合项的总数、其中严重不符合、轻微不符合各有多少项 . 如果审核的按部门进行的、则列出不符合项涉及哪些要素、其中哪个要素多或严重 . 有了这些数据、大致可以清楚这个部门的薄弱环节在哪里 .
(2)从发展的历史和趋势分析:将上次审核发现的不符合项的总数及其构成与本次审核结果比较、体系是在持续改进还是在退步 . 从对上次纠正行动完成的情况及的分析、也可看出社会责任管理进步或不足的情况 .
在上述汇总分析的基础上、可以总结公司管理体系存在哪些薄弱环节及其严重程度、从而得出整体的结论意见 .
四、末次会议